uragan Katrina. uragan Rita. Uragan Wilma. Prije samo nekoliko mjeseci ove su oluje promijenile živote milijuna ljudi. Čak i ako niste radili u područjima pogođenim tim olujama, možda ste slali proizvode tvrtkama u regiji Zaljeva ili ih primali od njih. Mislite da vas nisu pogodile ove prirodne katastrofe?
Sada pomnožite tu misao tisuću puta i dobit ćete neku ideju o tome zašto je potrebno imati spreman plan za katastrofu ako se suočite sa sličnom krizom u svom rodnom gradu.
Kako možete planirati krizu ili katastrofu kada se obično dogode neočekivano? Koliko je lako predvidjeti nešto što niste doživjeli? Ovo su dva razloga zbog kojih se vlasnici i menadžeri mogu osjećati paralizirano kada se suoče s planiranjem za krizu. Nekima se možda čini strano čak i pokušati zamisliti što učiniti ili staviti na papir, pa je lakše to odgoditi za neki drugi dan.
Planiranje za hitne slučajeve
Ali pogledajmo to na drugačiji način, po mogućnosti u manjim dijelovima, tako da možete zaobići mogućnosti. Jedna od prvih stvari koje treba učiniti je dodijeliti ovaj posao jednoj osobi – to možete biti vi ili netko drugi – i formirati mali tim koji će podržati trud. Jedan će vođa ovaj proces učiniti učinkovitijim i djelotvornijim.
Dakle, što je prva stvar koju možete učiniti da isplanirate krizu? Napravi popis. Jednostavan popis "što ako" odlično je mjesto za početak. Razmislite o Murphyjevom zakonu: "Ako nešto može poći po zlu, poći će." Koliko god čudno zvučalo, zapišite sve što bi se moglo odnositi na vaše poslovanje – od ekoloških katastrofa poput potresa, poplava ili uragana do povlačenja proizvoda. Ovaj bi popis trebao obuhvatiti sve što bi moglo rezultirati prekidom u vašem redovnom poslovnom ciklusu.
Mislite li da su prerađivači u južnoj Floridi planirali više uragana u 2005.? Kad sada razgovaram s nekim ljudima tamo dolje, ne mogu točno zadržati ni imena uragana ili koji su rezultirali u kojoj fazi štete. Kladio bih se da većina tvrtki u južnoj Floridi sada ima plan za slučaj uragana i katastrofe koji uključuje stvari kao što su alternativni izvori energije, planovi preusmjeravanja proizvoda i popisi komunikacija (i za kupce i za osoblje tvrtke) do sada.
Plan oporavka poslovanja
Nakon što imate popis "što ako", pogledajte uokolo kako biste analizirali kritične usluge i funkcije vašeg poslovanja - one koje drže vrata otvorenima. Neke stavke koje vam padaju na pamet su zaposlenici, novčani tok, oprema s kojom se radi, telefoni i računala te posluživanje klijenata. Ovo su kritične funkcije koje će biti presudne za pokretanje i rad što je prije moguće nakon katastrofe.
Zatim uzmite ovaj novi popis i kategorizirajte stavke u tri ili četiri glavne kategorije koje sadrže sve sličnosti, kao što su "Financije", "Komunikacije", "Operacije" i "Ljudi". Sada možete početi vidjeti kako će vaš plan izgledati – po mogućnosti prije nego što kriza izbije bez upozorenja. Možete odrediti jednu osobu koja će biti zadužena za svaku glavnu kategoriju i zamoliti "tim" da odvoji malo vremena za istraživanje i napiše plan za rukovanje svojom kategorijom tijekom krize.
Prva faza plana bavi se hitnom katastrofom. Ovo je korisnički vodič za očuvanje organizacije tijekom neposredne katastrofe. Kako bi plan bio koristan, mora se izraditi prije nego što dođe do prekida. Sljedeća faza plana, "oporavak", osmišljena je za nastavak pristizanja sredstava, pružanje usluga i pružanje usluga klijentima kako bi se posao nastavio dalje nakon što katastrofa završi. Posljednja faza "kontinuiteta poslovanja" mora se planirati kako bi se puni krug vratio na točku u kojoj je tvrtka poslovala prije katastrofe.
Organizacijski plan
Nekoliko područja za koja je potrebno dublje planiranje uključuju pohranjivanje informacija kao što su evidencija zaposlenika, osiguranje i financijska evidencija; računalni hardver, softver i podaci; i plan gradilišta i komunalne specifikacije. Organizirajte ove važne podatke tako da postoji više kopija, sa skupom pohranjenim na alternativnom mjestu u slučaju da glavni ured bude uništen.
Još šira faza planiranja uključuje analizu rizika i analizu učinka na poslovanje. Ovi su planovi specijalizirani i mogu pripremiti vašu tvrtku da izbjegne ogromne financijske gubitke. Postoje mnoga web-mjesta koja imaju snažne alate za planiranje na raspolaganju kao pomoć u svim fazama ovog procesa planiranja, ali sljedeća su dobra mjesta za početak:
• Američki Crveni križ ima dobre informacije za tvrtke na www.redcross.org.
• Institut za poslovnu i kućnu sigurnost nudi alate za planiranje na svojoj web stranici www.ibhs.org/business_protection.
•Centri za kontrolu i prevenciju bolesti imaju iscrpan popis važnih web stranica na www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
• Savezna vlada ima stranicu za pripravnost na www.ready.gov.
Razbijanje zadatka planiranja na male dijelove i organiziranje tima koji će raditi na planu učinit će ovaj proces ugodnijim. Američki Crveni križ izvješćuje da se čak 40 posto malih poduzeća ne otvara ponovno nakon katastrofe poput poplave, tornada ili potresa. Ne dopustite da vaše poslovanje trpi jer niste imali vremena za izradu plana.
EGA je konzultantska tvrtka specijalizirana za pomoć prehrambenoj industriji u pripremi revizije sigurnosti hrane treće strane, razvoju svježe narezanog proizvoda, istraživanju tržišta, marketinškim strategijama i planovima oglašavanja. Za više informacija nazovite (616) 784-2728 ili posjetite www.edithgarrett.com.